Hệ thống theo dõi tài liệu và tệp dựa trên đám mây và RFID của VF&T được thiết kế để trao quyền cho người dùng bằng cách trang bị cho họ các thiết bị Công nghệ nhận dạng để nhận dạng và theo dõi nhanh hơn và chính xác chuyển động của từng hoặc nhiều tài liệu hoặc tệp tại các vị trí chiến lược.

Việc theo dõi và lưu giữ số lượng lớn tài liệu/hồ sơ có giá trị trong thời gian dài là rất quan trọng đối với Ngân hàng, Công ty tài chính, Bảo hiểm, Bệnh viện, Khu vực công, Cơ quan chính phủ, Tổ chức giáo dục. Việc thất lạc hoặc đánh cắp tài liệu mật gây ra tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và bí mật thông tin của tổ chức. Công nghệ RFID cho phép cải thiện mạnh mẽ việc theo dõi tài liệu và bảo mật chúng. Giải pháp theo dõi tài liệu và tệp VF&T RFID cho phép tổ chức/bộ phận xác định, theo dõi, xác minh và quản lý tài liệu. Giải pháp của chúng tôi có thể gắn thẻ các tệp quan trọng, chẳng hạn như văn bản pháp luật, hợp đồng đã ký, tài liệu kế toán, di chúc và chứng thư, v.v. Chúng tôi thậm chí có thể kiểm tra từng tệp và các tài liệu được liên kết bên trong tệp tại thời điểm cấp và trả lại từ cơ quan chức năng. Nhân viên cũng phải có khả năng hiển thị lịch sử truy cập tệp của các tài liệu quan trọng này, trong trường hợp một tài liệu bị thất lạc hoặc bị mất.

Hệ thống theo dõi tệp dựa trên RFID của VF&T được thiết kế để giảm thời gian nhân viên dành cho việc duy trì và quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp trong nơi làm việc. Nhiều doanh nghiệp hiện sử dụng các phương pháp cơ bản để quản lý tệp, chẳng hạn như sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, sắp xếp theo mã màu hoặc mã vạch. Hệ thống quản lý tệp RFID ngày càng trở nên phổ biến vì chúng mang lại cho nhân viên khả năng hiển thị nâng cao, đồng thời giải phóng thời gian trước đây dành cho việc kiểm kê hàng tồn kho hoặc tìm kiếm tài liệu bị mất.

Chúng tôi cung cấp tất cả phần cứng và phần mềm cần thiết để giúp các công ty quản lý nhu cầu theo dõi tài liệu và tệp của họ. Các chuyên gia RFID của chúng tôi cài đặt tất cả thiết bị dự án cho hệ thống theo dõi tệp của bạn và cung cấp đào tạo về cách sử dụng nó. Phần mềm chúng tôi cung cấp sẽ tự động cập nhật hồ sơ của từng tài liệu với vị trí của tài liệu thông qua chức năng theo dõi và theo dõi đầu đọc RFID cố định trong toàn bộ tòa nhà. Chúng tôi thậm chí có thể cung cấp tủ RFID để theo dõi ai xóa tập tin/tài liệu khỏi kho lưu trữ.

Phần cứng được sử dụng trong hệ thống theo dõi tài liệu và tệp này bao gồm đầu đọc RFID cố định, máy tính để bàn và thiết bị di động, thẻ RFID thụ động và máy in RFID. Thẻ RFID giúp theo dõi vị trí của từng tệp trên giá và các tệp/tài liệu có thể được phân loại theo các danh mục khác nhau, giống như hiện tại. Máy chủ chạy hệ thống có thể tích hợp với phần mềm hiện có hoặc bảng tính excel. Nó cho phép nhân viên tìm kiếm các tập tin/tài liệu và xác định xem các tập tin/tài liệu đó đang ở kệ nào, ngay cả khi chúng bị thất lạc ở một phần khác, chúng có thể được tìm kiếm và truy tìm một cách nhanh chóng bằng Đầu đọc cầm tay.

NHỮNG LỢI ÍCH

  • Theo dõi tài liệu và tệp tự động và hiệu quả, theo dõi thời gian thực, tìm kiếm vị trí và tính khả dụng.
  • Loại bỏ việc nhập thủ công các thông tin giống nhau ở nhiều địa điểm.
  • Xác định vị trí và truy xuất các tập tin một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách lưu giữ hồ sơ của chủ sở hữu.
  • Rủi ro thất lạc hoặc trộm cắp tài liệu được kiểm soát.
  • Cải thiện việc quản lý hàng tồn kho bằng cách đăng xuất kỹ thuật số các tệp được gửi và nhận.
  • Đọc nhiều tệp trong một lần để lưu giữ hồ sơ cho hồ sơ kiểm tra ngăn xếp.

Thẻ nhãn giấy

  • Định vị nhanh chóng các tập tin/tài liệu.
  • Việc định vị tập tin/tài liệu nhanh chóng và linh hoạt giúp tăng năng suất của nhân viên và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
  • Kiểm tra tệp được thực hiện với tiết kiệm 90% thời gian.
  • Tìm kiếm và định vị tệp mong muốn trong số hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp.

Lợi ích của RFID trong
Theo dõi tài liệu/tập tin

Nhận/trả phòng nhanh

  • Việc sử dụng RFID giúp giảm lượng thời gian cần thiết để thực hiện các hoạt động tiêu chuẩn. Tiết kiệm thời gian đáng kể nhất là nhờ thuật toán RF chống va chạm cho phép đọc nhiều thẻ đồng thời với độ chính xác tuyệt vời.
  • Khi một thẻ thực hiện cả chức năng nhận dạng và bảo mật, thông lượng sẽ tăng lên đáng kể.
  • Có hai cách phát hành và nhận; tự động-một với sự hỗ trợ xuất/trả hàng của nhân viên tiêu chuẩn và lần thứ hai với quy trình tự nhận và trả phòng với Kiosk VF&T. Đối với nhân viên, sử dụng tính năng tự kiểm tra vào/ra có sự cải thiện rõ rệt vì họ không phải cẩn thận đặt tài liệu vào một mẫu được chỉ định và có thể kiểm tra vào/ra nhiều tập tin/tài liệu cùng một lúc.

Độ tin cậy cao của hệ thống VF&T

  • Đầu đọc và phụ kiện có độ tin cậy cao. Hệ thống theo dõi tài liệu và tệp RFID yêu cầu tỷ lệ phát hiện cao bằng cách sử dụng thiết lập được đề xuất.
  • Thẻ RFID trên tệp/tài liệu đã được chứng minh tốt với phạm vi phát hiện đọc cần thiết.
  • Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến là một công nghệ đã được chứng minh đang được sử dụng để cho phép thu thập dữ liệu theo thời gian thực. RFID đang giúp các tổ chức tự động hóa Quy trình quản lý tài sản và quản lý hàng tồn kho của họ. RFID có thể được sử dụng một cách hiệu quả để quản lý các tập tin và tài liệu nhạy cảm khác trong tổ chức.

Tại sao quản lý tệp dựa trên RFID?

  • Quản lý và bảo mật thông tin là rất quan trọng để đảm bảo quản lý kiến ​​thức phù hợp trong một tổ chức.
  • Tự động hóa việc phát/nhận văn bản với hồ sơ số hóa có khả năng truy xuất nguồn gốc cao.
  • Việc có thông tin theo thời gian thực về chuyển động của tệp trong tổ chức là rất quan trọng.
  • Mất tài liệu đồng nghĩa với việc mất đi kiến ​​thức được lưu trữ trong tài liệu. Đối với tổ chức, việc mất tài liệu có thể là thảm họa.
  • Các tài liệu được theo dõi đúng cách sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và thông tin nhờ giảm nỗ lực tìm kiếm tài liệu.

Dễ dàng thực hiện Quy trình:

  • Khi một tệp được tạo, nó sẽ được cấp một thẻ nhãn RFID được mã hóa bằng số EPC duy nhất.
  • Sử dụng phần mềm quản lý tệp RFID i-TEK, số EPC được liên kết với thông tin về tệp như Tên, Số, Tài liệu, v.v.
  • Khi bạn cần tìm một tệp cụ thể, chỉ cần tìm kiếm tệp theo tên hoặc số trong phần mềm và nhập số EPC duy nhất đó vào đầu đọc cầm tay RFID của bạn. Sau đó, thiết bị cầm tay sẽ sử dụng chức năng giống Geiger Counter để tìm tệp.
  • Ngoài ra, đầu đọc và ăng-ten RFID cố định cũng thường được sử dụng trong các giải pháp quản lý tệp và tài liệu. Thông thường, các hệ thống này theo dõi chuỗi hành trình lưu giữ các tập tin và tài liệu.
  • Ngoài ra, hãy xem các hướng dẫn, đồ họa thông tin và bài viết hữu ích này mà chúng tôi đã tạo để giúp bạn nhanh chóng tìm hiểu thông tin chi tiết về theo dõi tệp RFID. Trong các hướng dẫn này, chúng tôi đưa ra các đề xuất về phần cứng RFID cho các loại hệ thống theo dõi tệp khác nhau phù hợp với các môi trường văn phòng khác nhau.

dự án